個人情報のお取り扱いについて

1. 個人情報のお取り扱い

当社は「個人情報の保護に関する法律」(個人情報保護法)などの関連法令、個人情報保護委員会のガイドラインならびに「個人情報保護マネジメントシステム(JIS Q 15001:2017)」等の規範に基づき、個人情報の適正管理を行うとともに、その取扱いを必要に応じて見直し、改善に努めます。

個人情報の利用目的

（本人より直接書面により取得した個人情報およびそれ以外の方法で取得した個人情報を含む）

1. お取引先の個人情報

• お取引先との連絡のため
• 契約の履行、履行請求等のため
• 商品、サービスに関するご案内のため

2. 資料請求やお問い合わせを頂いた方の情報

• お問い合わせへの対応や商品、サービスに関するご案内のため
• 製品やサービスを開発、向上させるため

3. セミナー等への申込や参加頂いた方の個人情報

• セミナー等のご案内や改善のため
• 商品、サービスに関するご案内のため

4. アンケートにお答え頂いた方の個人情報

• 製品やサービスを開発、向上させるため
• 商品、サービスに関するご案内のため

5. 当社を訪問された方の個人情報

• 当社施設の入退管理のため

6. 採用応募者・採用候補者の個人情報

• 採用選考のため
• お問い合わせの回答や連絡のため

7. 当社従業員の個人情報

• 人事総務などの雇用管理のため
• 法令に基づく各種手続きのため

（本人より直接書面以外の方法で取得した個人情報）

1. 取引先から委託された個人情報

• 委託作業履行のため

2. 協力会社から取得した個人情報

• 協力会社から業務の支援をうけるため

上記の利用目的以外で個人情報を利用する必要が生じた場合には、その利用について本人の同意を得るものとします。
個人情報のうち、市町村などの名称および郵便番号など、商品のお届けや請求を行う上で支障がある情報に変更があった場合には、当社が登録情報を変更させていただく場合もあります。

個人情報の第三者への提供

当社は、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人情報を第三者に提供することはありません。ただし、次の各号に該当する場合は除きます。

1. 法令に基づく場合
2. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
3. 公衆衛生の向上 又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
4. 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

個人情報の委託

当社は利用目的の達成に必要な範囲で、個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合があります。その場合には、当社で定めた基準に従い、必要な契約を締結し、適切な管理・監督を行います。

2. 特定個人情報のお取り扱い

当社は、個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」)の取扱いに関して「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(マイナンバー法)、及び「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」、並びに「個人情報の保護に関する法律」(個人情報保護法)及び各省庁のガイドラインを遵守します。

特定個人情報の利用目的

当社は、マイナンバー法第9条各号に定められている社会保障、税及び災害対策に関する行政事務手続きの履行を特定個人情報等の利用範囲として目的の達成に必要な限度で、特定個人情報を取得して利用するものとします。
当社の取り扱う特定個人情報等の主な利用範囲は次の各号のとおりです。

1. 当社が、従業員等(役員、扶養親族を含む)からの特定個人情報等の提供を受けて、これを給与・退職所得の源泉徴収票、給与支払報告書、健康保険・厚生年金保険の届出・申請・請求、国民年金の第3号被保険者の届出、雇用保険・労働者災害補償保険法に基づく届出・申請・請求等各種法定調書等必要な書類に記載して、税務署長、市区町村長、日本年金機構等に提出する事務
2. 当社が、特定個人情報等の提供を受けて、これを報酬・料金等の支払調書、配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書、不動産の使用料等の支払調書、不動産等の譲受けの対価の支払い調書等各種支払い調書に記載して税務署長に提出する事務
3. 当社が、行政機関等又は他の事業者から特定個人情報等を取り扱う事務の委託を受けた業務の履行

特定個人情報等の第三者への提供および共同利用

当社は、特定個人情報等について、法令等に定められている場合を除き、特定個人情報等を第三者に提供しません。また共同利用も行いません。ただし、番号法第19条(特定個人情報の提供の制限)に定められた各号のいずれかに該当する場合は、特定個人情報等の提供を行う場合があります。

特定個人情報等の委託

当社は、法令等で定められた利用目的の範囲内において特定個人情報等の取扱いの全部又は一部を委託する場合があります。その場合には、マイナンバー法に基づき当社で定めた基準に従い、必要な契約を締結し、適切な管理・監督を行います。

3. 個人情報の開示・訂正・利用停止等の手続きについて

保有個人データについては、個人情報の本人またはその代理人からの利用目的の通知、開示、訂正等（内容の訂正、追加または削除）、利用停止等（利用の停止、消去及び第三者への提供の停止）、および第三者提供記録の開示の請求について、以下の通り対応させていただきます。

開示等の手続き

請求の内容に応じて、当社所定の請求書（保有個人データの開示等請求書 [PDF/88KB]）に必要事項をご記入いただき、本人確認のための書類を添えて来社いただくか、下記の宛先まで郵送ください。
（郵送の場合、送料はご本人の負担とさせていただきます。）
（当社所定の請求書がプリントアウトできない場合には、当社から郵送いたしますので、その旨お申し出ください。）

新明和ソフトテクノロジ株式会社　「PMS事務局」

〒663-8001兵庫県西宮市田近野町6-84
TEL： 0798-51-5922
受付時間：9時～17時（土日祝祭日、年末年始その他所定の休日を除く）

メールでのお問い合わせ

開示等の請求に際して提出していただく書面

1. 開示等の請求をする方が本人の場合

• 保有個人データの開示等請求書 [PDF/88KB]　　１通
• 本人の氏名、現住所が確認できる公的書類(例:マイナンバーカード(表面)、運転免許証のコピー)　１点
• 手数料（利用目的の通知、及び開示の請求の場合）

2. 開示等の請求をする方が代理人の場合

   本人請求時の提出書類（上記１．）に加えて、下記の書類

• 委任状 [PDF/80KB]（本人の署名捺印したもの）　　１通
• 代理人の氏名、現住所が確認できる公的書類(例:マイナンバーカード(表面)、運転免許証のコピー)　１点

手数料

請求の内容が、保有個人データの利用目的の通知及び開示の請求の場合は、１回の請求につき、手数料として1,000円を請求させていただきます。
支払方法については、1,000円分の切手または収入印紙を請求書類と一緒に持参、または書類に同封して郵送下さい。
個人情報の訂正、追加、削除、利用停止、第三者提供の停止に関しては、手数料はいただいておりません。

回答の方法

保有個人データの開示等の請求に対する回答は、本人が指定した方法で書面により回答させていただきます。なお、代理人が開示等を請求された場合でも、回答書面は本人に対して発送させていただきます。

開示等に応じられない場合について

保有個人データの開示の請求に際して、次の場合には当社として応じられない場合があります。不開示等を決定した場合は、その旨の理由を付記して通知いたします。

1. ご本人または代理人の本人確認ができない場合
2. 所定の申請書類に不備がある場合
3. 請求の対象が、保有個人データに該当しない場合
4. ご本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれがある場合
5. 違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある場合
6. 国の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれがある場合
7. 犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序維持に支障が及ぶおそれがある場合
8. 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
9. 法令に違反することとなる場合

4. 個人データの取り扱いに関する安全措置について

当社では個人情報保護基本方針を策定し、個人データの取扱いに係る規程の整備を行っております。

1. 組織的安全管理措置

個人データ取扱責任者の設置及び責任を明確化し、個人データ取扱い従業者の役割、範囲の限定、また漏えい事案の発生又は兆候把握時の責任者および、本人、個人情報保護委員会等への報告連絡体制を構築しております。
個人情報の種類、項目・取扱部署・利用目的を明確化し、個人データの書類・媒体等の持ち運び等のリスク分析を実施し、個人情報の削除・廃棄状況の把握を行っております。
個人データの取扱状況および規程の遵守状況について、定期的に自己監査を実施し、是正を行っております。

2. 人的安全管理措置

就業規則に秘密保持事項を記載し、誓約書の提出を義務付け、また全従業者に向けた個人データの取扱いに関する定期的な研修と理解度テストを実施しております。

3. 物理的安全管理措置

入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行い、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止しております。また個人データが記録された電子媒体及び書類を施錠可能な場所に保管し、個人データを取り扱う機器はセキュリティワイヤー等により固定しております。電子媒体等を持ち運ぶ場合は、データの暗号化、パスワードによる保護を行っております。
個人データの削除及び機器、電子媒体等の廃棄時、書類等はシュレッダー処理、専門業者への委託、機器、電子媒体は専用のデータ削除ソフトウェアの利用後、物理的な破壊、専門業者への委託による機密処理を行っております。

4. 技術的安全管理措置

重要施設はIC カードによる入室制限を行い、情報システムに応じて、個人データへのアクセス権を限定するとともに、ユーザーID管理、定期的なパスワードの設定を行っております。
ファイアウォール等を設置し、不正アクセスを遮断するよう努めております。また、セキュリティ対策ソフトなどを導入し、不正ソフトウェアの有無を確認しております。個人データを含むファイルをメールで送信する際は、パスワードを設定しております。

5. 外的環境の把握

個人データ業務の海外業者への委託は行っておりませんが、外国において個人データを取り扱う場合、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握したうえで、個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じることとします。

5. 認定個人情報保護団体

当社は認定個人情報保護団体である一般財団法人日本情報経済社会推進協会の対象事業者となっています。同協会では対象事業者の個人情報の取扱いに関する苦情・ご相談を受け付けております。
認定個人情報保護団体の名称及び苦情申出先は以下のとおりです。

• 認定個人情報保護団体の名称
  　一般財団法人日本情報経済社会推進協会
• 苦情解決の申出先※2
  　個人情報保護苦情相談室
  　〒106-0032　東京都港区六本木1-9-9　六本木ファーストビル12F
  　TEL： 03-5860-7565 / 0120-700-779

※2 当社の商品・サービスに関する問い合わせ先ではありません。

6. 個人情報に関する苦情、相談、ご意見等について

当社の個人情報の取扱い及び個人情報マネジメントシステムに関して、本人からの苦情及び相談を受け付けています。また、当社の個人情報の取扱い及び個人情報マネジメントシステムに関しての御意見も受け付けております。

当社の個人情報の取扱い及び個人情報マネジメントシステムに関しての苦情、相談、ご意見等は以下のとおり対応させていただきます。

なお、保有個人データ利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の請求の場合には、「３．個人情報の開示・訂正・利用停止等の手続き」に従ってご請求をお願い致します。

お申出の手続き

苦情・相談、ご意見等は、当社指定の申出書（本人からの「苦情・相談等」申出書、意見書 [PDF/77KB]）に必要事項をご記入いただき。本人確認のための書類(氏名、現住所が確認できる公的書類)を添えて来社いただくか、下記の宛先まで送付してください。（郵送の場合、送料はご本人の負担とさせていただきます。）

（当社指定の申出書がプリントアウトできない場合には、その旨お申し出ください。）

新明和ソフトテクノロジ株式会社　「お客様苦情・相談対応窓口」
〒663-8001　兵庫県西宮市田近野町6-84
TEL： 0798-51-5922
受付時間：9時～17時（土日祝祭日、年末年始その他所定の休日を除く）

メールでのお問い合わせ

新明和ソフトテクノロジ株式会社
代表者：取締役社長　吉村眞由美
個人情報保護管理者：熊谷弘之
お問合せ窓口：PMS事務局
TEL： 0798-51-5922

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