新明和ソフトテクノロジだからできる、
契約書管理システムのご提案
NAZCA5 EDM × 契約書管理システム
新明和ソフトテクノロジは、契約書管理システムを15年以上手掛け、クライアント&サーバシステムの時代からご提案してまいりました。
今回は、弊社が同時期にリリースしました図面管理システム「NAZCA5 EDM（ナスカ・ファイブ・イーディエム）」のエンジンを用いて、
契約書管理システムをよりパワーアップしてリニューアルしました。
外部のクラウドサービスで契約書を管理するのは、なんだか不安・・・というお客様、オンプレミスシステムが安心というお客様など、
社内ルール上、オンプレミスシステムでご利用されたいお客様は、ぜひ、お問い合わせくださいませ。
特長その1
クラウド環境が利用できなくても、安心のオンプレミスシステム
契約書管理 powered by NAZCA5 EDMは、社内のセキュリティルールなどでクラウド環境の利用がNGでも、安心してお使いいただけるオンプレミスシステムです。
特長その2
さまざまな検索条件を作成し、簡単検索
属性には「文字列」「日付」「数値」「チェック」「URL」「選択肢」などがあり、自由に検索条件（属性項目）を作成することが可能です。これにより、お客様の環境に合った豊富な検索機能をお使いいただけます。また、検索結果一覧をCSVに出力することも可能です。
特長その3
通知機能で契約書の更新期限など様々なリマインダに
通知は、PUSH通知とメール通知の2種類があります。通知プログラムを起動しておくことで、条件に一致するレコードの登録情報や、更新状況をPUSHでポップアップでお知らせします。メール通知機能は契約満了日が近づくと担当者・関係者にメールで通知します。
さらに、契約満了日が過ぎた契約書があると担当者・関係者に警告メールを発信します。リマインダとしてご利用いただけます。
特長その4
「閲覧権限機能」搭載
ログインIDとパスワードでユーザ管理。ユーザ個人はもちろん、部門などのユーザグループごとに、細かな権限設定ができるため、柔軟なセキュリティ設定が可能です。
契約書管理 powered by NAZCA5 EDMは、契約書管理に必要な機能を搭載。
ソフトウェアの操作が苦手な方でも、一目でわかるユーザインタフェースで、すぐにお使いいただけます。
スキャナで電子化した契約書は、ドラッグ＆ドロップで簡単登録が可能です。
ファイル属性として、原本の保管部署、管理場所などを付与することで、原本へのアクセスも簡単にできます。
また、チェックイン、チェックアウトの機能により、属性を編集中のファイルは、同時更新ができないように管理することが可能。各ファイルのリビジョン管理もできます。これにより更新履歴を追うことが可能です。
豊富な検索条件で、お目当ての契約書を即座に検索できます。
「階層」からの絞り込み検索と、「キーワード（属性）」の組み合わせによる絞り込み検索が可能。キーワード（属性）」の検索では、「今月に終了する○○が担当する契約」など、自由に条件を組み合わせ入力し詳細検索が可能です。
また、よく使う検索条件は、社内共通・個人のそれぞれで保存ができ、検索までのスピード感がUP。紙のファイリングでは実現できなかった利便性を実感いただけます！
Windowsのポップアップ通知機能で、プッシュ通知が可能。
通知内容を細かく設定できるため、利用者に必要な情報を抜け漏れなく、通知が可能です。
また、通知先もユーザグループやユーザを指定ができるため、安心です。
更に、契約満了前と満了後はメールで通知が可能なため、万が一システムにログインしていなくても、通知内容を確認することができます。
ベーシック認証（ログインIDとパスワード）でユーザ管理します。
契約書単位に閲覧権限を設定可能です。さらに、部門単位での閲覧権限の自動付与機能も搭載しています。
Case01
契約更新忘れを防止でき、顧客信頼度もアップしました。
A社 営業グループ H様
当社が販売した製品の保守メンテナンス契約の更新案内が遅くなり、お客様にご迷惑をお掛けすることがよくありました。契約書管理システム導入後は、「契約期限予告」機能でメール通知を行ってくれるので、更新案内の忘れがグッと減りました。お客様との更新案内に関するトラブルが減り、お客様からの信頼度も向上しました。
Case02
問い合わせ対応が軽減されました。
B社 法務グループ K様
以前より、担当部門から契約内容の問い合わせが多く、その都度契約書を探し、内容を確認して回答していました。この対応に１日の多くの時間を費やし自身の業務がディスターブされることも多々ありました。当システムの導入後は、創造的な業務に集中できるようになりました。
Case03
原本持出を廃止、紛失がなくなりました。
C社 法務課 O様
担当者から契約書の内容を確認したいということで、よく原本を貸し出すことがありました。その都度、汚されないか、破かれないか、紛失しないか、はらはらしながら貸し出していました。事実、行先がわからなくなり、大捜索を行った経験もあります。このシステムを導入してから、契約書を貸し出すこと自体が不要になり、安心して契約書を管理できるようになりました。
